Amaç
Yazışmayı hızlı ve doğru tonda hazırlamak; gerçek isim ve tutar araca girmeden (sarı veri kuralı).
Ne zaman
- Müşteri, tedarikçi, çalışan, kamu kurumu ile her yazışma: teklif takibi, tahsilat hatırlatması, şikâyet yanıtı, fiyat artışı duyurusu, randevu.
Adımlar
- Kâğıtta anonimleştir: isim → "Müşteri A", tutar → [TUTAR], tarih → [TARİH]. Telefon, adres, IBAN hiç yazılmaz (
piri-guvenlik). - Kanalı seç: e-posta (konu satırı + ≤150 kelime + net talep) ya da WhatsApp (≤60 kelime, kısa paragraflar, tek soru/talep).
- Tonu seç: nazik ve kararlı / resmî / samimi.
- Ana istemi çalıştır; sonra Takip 1 (daha kararlı ama kibar) ve Takip 2 (üç olası itiraz + güçlendirilmiş metin).
- Yer tutucuları araç dışında doldur; sesli oku; gönder ya da yarın 09.00'a zamanla.
Çıktı biçimi
E-posta: Konu + gövde + tek net sonraki adım. WhatsApp: 2–4 kısa satır, tek soru. Ardından kararlı sürüm ve itiraz tablosu.
Kontrol listesi
- ☐ Yer tutucuları siz doldurdunuz mu?
- ☐ Vermediğiniz bir taahhüt (teslim, indirim, garanti) eklenmiş mi?
- ☐ Ton alıcıya uygun mu; sesli okuyunca doğal mı?
- ☐ Tek bir net talep var mı?
Kullanıcı için kısa sürüm (istem kartı)
KİMLİK: Sen benim iş yazışmalarımı düzenleyen asistanımsın. KAPSAM: Kanal: {e-posta / WhatsApp}. Alıcı: {müşteri / tedarikçi / çalışan / kamu kurumu}. İlişki: {yeni / uzun süreli}. Durum: {2–3 cümle; isimler yerine 'Müşteri A', tutarlar yerine [TUTAR], tarihler yerine [TARİH]}. KOMUT: Bu durum için bir {e-posta / WhatsApp mesajı} yaz. KALIP: E-posta ise konu satırı + en fazla 150 kelime + net bir talep veya sonraki adım. WhatsApp ise en fazla 60 kelime, kısa paragraflar, tek bir net soru veya talep. Ton: {nazik ve kararlı / resmî / samimi}. KONTROL: Tarih, tutar ve isim gibi bilgileri köşeli parantezli yer tutucu olarak bırak; onları ben dolduracağım. Benim vermediğim bir taahhüt ekleme. Takip 1: Aynı mesajın daha kararlı ama kibar bir sürümünü yaz. Takip 2: Alıcının olası üç itirazını yaz ve mesajı buna göre güçlendir.
Örnek
"Müşteri A'ya [TARİH] tarihinde kestiğimiz [TUTAR] tutarlı fatura hâlâ ödenmedi; uzun süreli müşteri; WhatsApp; nazik ve kararlı." → 3 satırlık mesaj + ödeme tarihi sorusu.